Format of Formal Letter Writing Style

Format of Formal Letter

Format of Formal Letter पत्र हमेशा से सभी के लिए संचार का एक प्रभावी माध्यम रहा है। जैसा कि प्रौद्योगिकी हर दिन विकसित हो रही है, लोगों को पारंपरिक पोस्ट के बजाय ईमेल के माध्यम से पत्र भेजने के लिए सुविधाजनक लगता है। औपचारिक और अनौपचारिक पत्रों (Formal and informal letters) का उपयोग अक्सर विभिन्न प्रयोजनों के लिए विचारों को संप्रेषित करने या साझा करने के लिए किया जाता है। SSC MTS जैसी विभिन्न प्रतियोगी परीक्षाओं में Letter Writing से संबंधित प्रश्न होते हैं। ये प्रश्न उम्मीदवार की भाषा में लेखन कौशल और प्रवाह (Language writing skills and fluency) को परखने के लिए पूछे जाते हैं। Formal Letter अधिकारियों, गणमान्य व्यक्तियों, सहकर्मियों, वरिष्ठों आदि को व्यक्तिगत संपर्क, मित्रों या परिवार के बजाय आधिकारिक और महत्वपूर्ण संदेश देने के लिए लिखे जाते हैं। यह कड़ाई से पेशेवर है और एक विशेष सूत्र में लिखा जाना है। इस लेख में, आपको Rules for writing formal letters के बारे में अधिक जानकारी मिलेगी। इससे पहले कि हम Format of Formal Letter को देखें, इसके बारे में जानना महत्वपूर्ण है, आइए अब एक औपचारिक पत्र का अर्थ पढ़ें।

What is a Formal Letter? | औपचारिक पत्र क्या है?





  • official purposes के लिए एक formal letter लिखा जाता है।
  • पत्र का स्वर औपचारिक और संरचित है। एजेंडा official information भेजना है।
  • औपचारिक पत्र संस्थानों, सरकारी विभागों, व्यावसायिक पत्रों आदि को लिखे जा सकते हैं।

Types of Formal Letter | औपचारिक पत्र के प्रकार

औपचारिक पत्र विभिन्न प्रकार के होते हैं और सभी संगठनों (सरकारी या निजी) में संचार के साधन के रूप में उपयोग किए जाते हैं। औपचारिक पत्रों का उपयोग आंतरिक और बाहरी संचार के लिए किया जाता है। औपचारिक पत्रों के प्रकार नीचे दिए गए हैं।

  • जाँच पत्र Letter of Enquiry
  • आदेश पत्र Order Letter
  • शिकायत पत्र Letter of Complaint
  • शिकायत के एक पत्र का जवाब दें Reply to a Letter of Complaint
  • पदोन्नति पत्र Promotion Letter
  • बिक्री पत्र Sales Letters
  • वसूली पत्र Recovery Letters

Format of Formal Letter for SSC MTS | एसएससी एमटीएस के लिए औपचारिक पत्र का प्रारूप

एक औपचारिक पत्र का स्वर पेशेवर (professional) और गंभीर (serious) है और अधिकांश वाक्य आम तौर पर जटिल हैं और लेखन के लिए विशिष्ट अर्थ जोड़ते हैं, और पाठक की समझ के लिए हैं। एक औपचारिक पत्र का प्रारूप मानक है और सभी पर लागू होता है, इसलिए मुख्य उद्देश्य रिसीवर को एक आधिकारिक संदेश भेजना (send an official message) है। आप नीचे दिए गए प्रारूप का पालन करना चाहिए।

एक औपचारिक पत्र में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं :-

  1. भेजने वाले का पता Sender’s Address
  2. दिनांक Date
  3. प्राप्तकर्ता का पता Receiver’s Address
  4. विषय (पत्र लिखने का उद्देश्य) Subject (Purpose of writing the letter)
  5. अभिवादन Salutation
  6. पत्र का मुख्य भाग Body of the letter
  7. समाप्त (सर्वश्रेष्ठ सादर, तुम्हारा वास्तव में, शुभकामनाएं, आदि) Ending ( Best Regards, Yours truly, Best Wishes, etc)
  8. हस्ताक्षर लाइन – प्रेषक का नाम, हस्ताक्षर और पदनाम Signature लाइन – sender’s name, signature, and Designation

Example of Format Letter Layout

1) पता Address 

भेजने वाले का पता (Senders’ Address) – हमेशा अपना पता बाएं हाथ के कोने पर लिखें, आपको अपने सड़क के पते, शहर, राज्य, पिन कोड और अपने संपर्क नंबर का उल्लेख करना होगा।

प्राप्तकर्ता का पता (Receiver’s Address) – हमेशा दिनांक के ठीक नीचे दाएं कोने में रिसीवर के पते का उल्लेख करें।

2) दिनांक और अभिवादन (Date & Salutation) –

दिनांक (Date) – तिथि हमेशा प्रेषक के पते के नीचे एक पंक्ति के अंतराल के साथ रखी जानी चाहिए।

अभिवादन (Salutation) – “प्रिय महोदय / मैडम”, यदि आप व्यक्ति का नाम जानते हैं, तो उन्हें सीधे संबोधित करें कि आप उन्हें औपचारिक रूप से “रेव”, “डॉ।”, “मिस्टर”, “मिसेज”, या “सुश्री” का उपयोग करके संबोधित करते हैं। “, और उनका पूरा नाम शामिल करें।

3) विषय और शरीर (Subject & Body) 

विषय (Subject) – विषय पत्र लिखने का एजेंडा या उद्देश्य है। पत्र का विषय लिखें, इसे संक्षिप्त रखें और यदि संभव हो तो केवल एक पंक्ति में।

बॉडी पाठ (Body Text) – लेखन को हमेशा पैराग्राफ में व्यवस्थित करें, लेखन में परिष्कृत शब्दावली, मानक वर्तनी और विराम चिह्न शामिल होना चाहिए। पैरा का उपयोग करने के पीछे का कारण पाठक को दिलचस्पी बनाए रखना है और एक बिंदु को दूसरे से अलग करना है, यह हमेशा पाठक को यथासंभव स्पष्टता देने के बारे में है।

  • परिचय के रूप में भी जाना जाने वाला पहला पैराग्राफ छोटा होना चाहिए और बिंदु पर, पहले पैराग्राफ में ही पत्र के उद्देश्य का उल्लेख करना चाहिए ताकि पाठक को पत्र लिखने के पीछे आपके इरादों के बारे में स्पष्ट हो।
  • बीच के पैराग्राफ को अक्षर का शरीर भी कहा जाता है और इसमें 1 पैरा में वर्णित उद्देश्य से संबंधित कुछ प्रासंगिक विवरण होने चाहिए।
  • अंतिम पैराग्राफ को निष्कर्ष (conclusion) के रूप में भी जाना जाता है, आपको उस कार्रवाई के बारे में बात करनी चाहिए जो आप पत्र के प्राप्तकर्ता को लेने की अपेक्षा करते हैं। आखिरी पैराग्राफ़ में जितना हो सके एक रिक्वेस्ट टोन बनाए रखें।

4) अंत (Ending)
एक औपचारिक पत्र का अंत (Ending of a formal letter) – अपने हस्ताक्षर और पूर्ण नाम के बाद एक उपयुक्त समापन कथन के साथ साइन अप करें, सबसे पसंदीदा सलाम हैं – आपका विश्वास, आपका ईमानदारी से, आदि। एक उचित विवरण के साथ हस्ताक्षर करना दर्शाता है कि आप उच्च संबंध में रिसीवर रखते हैं।

5) सिग्नेचर लाइन (Signature Line)
एक औपचारिक पत्र की हस्ताक्षर पंक्ति (Signature Line of a formal letter) – प्रेषक को यदि लागू हो तो कार्य कंपनी में नाम, हस्ताक्षर और पदनाम का उल्लेख करना चाहिए। यह रिसीवर को प्रेषकों की जानकारी को स्वीकार करने में मदद करता है।

Type-wise Format of Formal Letter | औपचारिक पत्र का प्रकार-वार प्रारूप

नीचे, हमने सभी प्रकार के औपचारिक पत्रों (types of formal letters), उनके उद्देश्य और उनके संबंधित उदाहरणों का विस्तार से उल्लेख किया है। उन्हें ध्यान से देखें, समझें कि सभी अक्षर एक-दूसरे से कैसे अलग हैं

  • Letter of Enquiry | जाँच पत्र

इस पत्र को लिखने के पीछे एजेंडा किसी चीज या किसी के बारे में जानकारी एकत्र करना है। यहां आपको उल्लेख करना चाहिए कि आप प्रेषक से आपको विशेष जानकारी देने की अपेक्षा क्यों करते हैं।

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter): सूचना एकत्रित करना
याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • हमेशा अपने बारे में एक संक्षिप्त परिचय के साथ शुरू करें
  • संबंधित संगठन का नाम सहित प्रयास करें
  • पूछताछ के क्षेत्र के बारे में प्रासंगिक विवरण का उल्लेख करें
  • वे डेडलाइन शामिल करें जिनके लिए आपको जानकारी की आवश्यकता होती है (डेडलाइन को शामिल करने का आग्रह है)

  • Order Letter आदेश पत्र

आदेश पत्र मूल रूप से खरीद आदेश पत्र हैं, जहां प्रेषक एक विशेष वस्तु का आदेश दे रहा है। खरीद आदेश पत्र आमतौर पर किसी भी संगठन के क्रय विभाग द्वारा तैयार किए जाते हैं।

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter)– बुकिंग आदेश। (Booking Orders)

याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • आदेश का विवरण स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए जिसमें माल की मात्रा, मॉडल संख्या (यदि उपलब्ध हो), आदि जैसी पूरी जानकारी शामिल है।
  • शिपिंग से संबंधित उचित जानकारी का उल्लेख करें जैसे कि शिपिंग का तरीका, शिपिंग स्थान और माल भेजने की वांछित तारीख स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए।
  • भुगतान से संबंधित पूछताछ को भी स्पष्ट रूप से भुगतान के तरीके, भुगतान की तारीख, या भुगतान से संबंधित नियम और शर्तों सहित स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।

Example Of Order Letter

  • Letter of Complaint शिकायत पत्र

लेटर ऑफ कम्प्लेंट आमतौर पर रिसीवर को उन मुद्दों से अवगत कराने के लिए लिखा जाता है जिन्हें आप सामना कर रहे हैं और आप उनसे उन मुद्दों को जल्द से जल्द हल करने की उम्मीद करते हैं।

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter)- शिकायतें दर्ज करना (Registering Complaints)

याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • शिकायत के मुद्दों के बारे में विनम्र अभी तक मुखर शब्दों का उपयोग करें।
  • शिकायत का विस्तार से उल्लेख करें, पाठक को इस मुद्दे को संबोधित करने के आदेश n के बारे में पूरी तरह से अवगत होना चाहिए।
  • वह क्रिया निर्दिष्ट करें जिसे आप प्राप्तकर्ता को लेना चाहते हैं, यह संकेत देगा कि आप समस्या का संकेत नहीं दे रहे हैं, आप इसका समाधान प्रदान कर रहे हैं।
  • आगमन की तारीख, आदेश संख्या, या पिछली शिकायत का विवरण (यदि कोई हो) सहित आदेश की जानकारी प्रदान करें
  • अपेक्षित प्रतिक्रिया समय निर्दिष्ट करें, यदि आप समय सीमा रखते हैं, तो यह मुद्दे के महत्व को दर्शाता है।
  • चालान या किसी अन्य रसीद की एक प्रति या एक नमूना संलग्न करें।

Example of Letter of Complaint

  • Reply to a Letter of Complaint शिकायत के एक पत्र का जवाब दें

यह पत्र यह सूचित करने के लिए लिखा गया है कि पत्र प्राप्त हुआ है और आप जल्द से जल्द आवश्यक कार्यवाही करेंगे। यह रिसीवर के दिमाग में एक सकारात्मक प्रभाव पैदा करता है कि उसके मुद्दों को गंभीरता से लिया गया था।

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter)- शिकायत के पत्र का जवाब दें Reply to the Letter of Complaint

याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • अपनी ओर से त्रुटि (error) के लिए क्षमा याचना करें
  • संबंधित मुद्दों और ऐसा करने के लिए आवश्यक समय के लिए आपके द्वारा की जाने वाली कार्रवाइयों का उल्लेख करें
  • ग्राहक (Customer) को भविष्य की शिकायतों और परेशानियों के लिए आश्वस्त न करें
  • हर विवरण के बारे में बहुत स्पष्ट और विशिष्ट रहें

Example of Reply to a Letter of Complaint

  • Promotion Letter पदोन्नति पत्र

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter)-नए विकास और उन्नयन में वृद्धि।

याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • स्पष्ट, त्रुटि-रहित (correct spelling) वाक्यों का प्रयोग करें, जो निश्चित शब्द हैं
  • विराम चिह्न और सही वर्तनी का उचित उपयोग
  • शब्दजाल से बचें, शब्दजाल की फैंसी शब्दावली
  • पदोन्नति पर स्पष्ट चर्चा करें
  • संक्षिप्तीकरण से बचें

Example of Promotion Letter

  • Sales Letters बिक्री पत्र

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter) – बिक्री का इरादा (Sale Intention)

इस पत्र का उद्देश्य (purpose of this letter) बिक्री पिच बनाना (make a sales pitch) है। आप अपने नए उत्पाद (new product) के बारे में रिसीवर को सूचित कर रहे हैं जिसे आपने हाल ही में लॉन्च (recently launched) किया है और यह उस व्यक्ति के लिए कैसे फायदेमंद (beneficial) होगा। सुनिश्चित करें कि आपने पत्र में अपने उत्पाद के सभी विशिष्ट विक्रय बिंदुओं (Unique Selling Points) का उल्लेख किया है

याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • भाषा औपचारिक होनी चाहिए
  • संक्षिप्तीकरण और संक्षिप्तिकरण के उपयोग से बचें
  • सामग्री स्पष्ट, संक्षिप्त और समझने योग्य होनी चाहिए
  • लक्षित दर्शकों की ओर ध्यान दें
  • एक नए लॉन्च किए गए उत्पाद का उचित विवरण, सुविधाएँ, उपयोग प्रदान करें

Example of Sales Letter

  • Recovery Letters रिकवरी लेटर्स 

पुनर्प्राप्ति पत्र मूल रूप से ऋण वसूली पत्र (Debt collection letter) हैं, जहां आप रिसीवर से ऋण को बंद (Close the loan) करने का अनुरोध कर रहे हैं यदि वे समय पर इसे खाली करने में विफल रहे हैं।

औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format of Formal Letter) – एक ग्राहक या एक ग्राहक से पैसा इकट्ठा करें Collect money from a client or a customer

याद दिलाने के संकेत (Points To Remember)

  • शेष की भाषा विनम्र होनी चाहिए
  • विस्तृत जानकारी और कारण ग्राहक द्वारा स्पष्ट और समझने योग्य होने चाहिए
  • भाषा औपचारिक होनी चाहिए
  • बकाया राशि को साफ़ करने में और देरी न करने की स्थिति में कानूनी कार्रवाई का विवरण दें

Example of recovery letter

अब, आप सभी को औपचारिक पत्र के पूर्ण प्रारूप (Full Format Letter Format) के बारे में पता है।

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Format of Formal Letter Related FAQs

Q.1 What is the format of a formal letter? | एक औपचारिक पत्र का प्रारूप क्या है?
उत्तर – एक औपचारिक पत्र में 6 तत्व शामिल होते हैं: पता (प्रेषक / प्राप्तकर्ता), तिथि, अभिवादन, विषय, शारीरिक पाठ और समाप्ति।

Q.2 How do you start a formal letter? | आप एक औपचारिक पत्र कैसे शुरू करते हैं?
उत्तर – एक औपचारिक पत्र को प्रेषक के पते या प्राप्तकर्ता के पते के साथ शुरू किया जाता है।
प्रेषकों का पता (Senders’ Address) – इसे बाएं हाथ के कोने पर लिखा जाना चाहिए, इसमें आपका सड़क का पता, शहर, राज्य, पिन कोड और आपका संपर्क नंबर शामिल होना चाहिए।
प्राप्तकर्ता का पता (Receiver’s Address) – तिथि के ठीक नीचे दाएं कोने में प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें।

Q.3 How do you end a formal letter? | आप एक औपचारिक पत्र कैसे समाप्त करते हैं?
उत्तर – आपके हस्ताक्षर और पूर्ण नाम के बाद एक उपयुक्त समापन विवरण के साथ पत्र पर हस्ताक्षर किए गए हैं, सबसे पसंदीदा अभिवादन हैं – Yours Faithfully, Your Sincerely आदि।

Q.4 How are formal letters sent these days? | इन दिनों औपचारिक पत्र कैसे भेजे जाते हैं?
उत्तर – औपचारिक पत्र आमतौर पर ईमेल के माध्यम से भेजे जाते हैं। कुछ सरकारी पत्र (Government letters) आज भी Posts के माध्यम से आते हैं।

Q.5 Is it important to segregate your letter in different paragraphs? | क्या आपके पत्र को अलग-अलग अनुच्छेदों में अलग करना महत्वपूर्ण है?
उत्तर – हां, विभिन्न पैराग्राफ में अक्षरों को अलग करना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता में स्पष्टता हो।

 

 

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